Jakie informacje powinny się znaleźć na etykiecie środka trwałego?

Etykieta środka trwałego powinna zawierać przede wszystkim unikalny numer inwentarzowy, zapisany czytelnie oraz w postaci kodu, który odpowiada pozycji w ewidencji. Nazwa firmy lub środka trwałego,  czy logo są opcjonalne. Do oznaczania majątku dobrze nadaje się kod kreskowy 128, a kod QR sprawdza się na małych etykietach i tam, gdzie kod ma prowadzić do dodatkowych informacji.

Co obowiązkowo musi się znaleźć na etykiecie środka trwałego?

Obowiązkowym elementem jest numer inwentarzowy. Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 wymaga, aby każdemu obiektowi inwentarzowemu nadać unikalny, kolejny numer i, w miarę możliwości, zamieścić go w sposób trwały na obiekcie (KSR nr 11, pkt 5.3). Ten sam numer, razem z opisem środka trwałego, trafia do księgi inwentarzowej, czyli ewidencji środków trwałych. Dzięki temu etykieta łączy przedmiot, który stoi w biurze lub magazynie, z zapisem księgowym.
Standard nie opisuje wyglądu etykiety ani technologii oznakowania, więc decyzja należy do firmy. Podczas spisów środków trwałych w Inwentaryzujemy widzimy, że dobrze zaprojektowana etykieta ma trzy elementy:

• numer inwentarzowy zapisany czytelnie, tak aby dało się go odczytać bez skanera,
• ten sam numer w postaci kodu kreskowego lub QR, do szybkiego skanowania,
• trwałe wykonanie, czyli materiał i klej dopasowane do sprzętu, np. etykieta poliestrowa na elektronice i meblach biurowych.

Jakie dodatkowe informacje warto umieścić na etykiecie?

Poza numerem na etykiecie można umieścić nazwę lub logo firmy, ale nie powinno się na niej zapisywać danych, które zmieniają się w czasie. Z naszego doświadczenia nazwa lub logo przydaje się głównie wtedy, gdy sprzęt opuszcza biuro, np. laptop służbowy albo narzędzia używane w terenie, bo od razu widać, do kogo należy. Lokalizacja i osoba odpowiedzialna to dane z ewidencji, a nie z etykiety: po każdej zmianie trzeba by wymieniać naklejkę.

„Jako firma inwentaryzacyjna polecamy etykiety z numerem inwentarzowym i kodem kreskowym, ewentualnie z logo firmy. Część firm woli umieszczać na etykiecie także nazwę środka trwałego, ale utrudnia to wymianę oznakowania i oklejanie nowych środków trwałych, ponieważ każdą taką etykietę trzeba przygotować osobno” - mówi Marek Witkowski, CEO Inwentaryzujemy

Czym różni się etykieta z samym numerem od etykiety z kodem kreskowym lub QR?

Sam numer wystarcza przy niewielkiej liczbie pozycji, ale przy większej skali kod kreskowy lub QR skraca spis i ogranicza błędy przepisywania. Przy etykiecie bez kodu osoba spisująca przepisuje każdy numer ręcznie, a jedna cyfra za dużo oznacza rozbieżność, którą trzeba później wyjaśnić. Kod odczytuje się skanerem lub smartfonem i trafia bezpośrednio do arkusza lub systemu.

Niezależnie od wybranego kodu na etykiecie warto zostawić numer zapisany tekstem. Gdy skanowanie zawiedzie, nadal da się go przeczytać.

Kod kreskowy 128 - dlaczego to najlepszy wybór do numerów inwentarzowych?

Kod kreskowy 128 (Code 128) zapisuje cyfry, litery i znaki specjalne, więc zmieści też numery w formacie INW/2026/00147. Opisuje go norma ISO/IEC 15417, a specyfikacja organizacji GS1 pokazuje, jak jest zbudowany:

• ma trzy zestawy znaków (A, B i C), a zestaw C koduje dwie cyfry w jednym znaku symbolu, więc numer złożony wyłącznie z cyfr daje krótszy kod,
• zawsze zawiera znak kontrolny, który pozwala wykryć błąd odczytu,
• po obu stronach potrzebuje wolnego marginesu o szerokości co najmniej 10 modułów (według specyfikacji GS1-128, opartej na Code 128). Moduł to szerokość najwęższego paska kodu.

Przy projektowaniu schematu numeracji warto o tym pamiętać: krótszy numer to krótszy kod, a więc łatwiej zmieścić go na małej etykiecie, np. na obudowie monitora czy drukarki. Na podstawie naszego doświadczenia ze spisów kod 128 polecamy też dlatego, że czytają go praktycznie wszystkie skanery.

Kiedy lepszy będzie kod QR?

Kod QR sprawdza się, gdy etykieta jest mała albo kod ma prowadzić do dodatkowych informacji, np. do karty urządzenia. Mieści więcej danych niż kod liniowy, w tym adres internetowy, a od strony technicznej ma wbudowaną korekcję błędów. Norma ISO/IEC 18004 przewiduje cztery poziomy korekcji (L, M, Q i H). Wyższy poziom zwiększa odporność na zabrudzenia i uszkodzenia, ale powiększa kod.
 

W praktyce, jeśli sprzęt jest często dotykany albo czyszczony, lepiej wybrać etykietę foliową oraz wyższy poziom korekcji. Kod potrzebuje też wolnego marginesu, zwykle o szerokości czterech modułów. Link w kodzie QR wymaga utrzymania adresu docelowego: jeśli adres się zmieni, etykiety przestaną prowadzić do właściwej karty. Dlatego numer inwentarzowy zawsze powinien być zapisany także tekstem.

Jak przygotować etykiety z kodami kreskowymi do druku?

Najpierw ustala się schemat numeracji, potem generuje kody, drukuje próbę i sprawdza ją skanerem, który zostanie użyty podczas spisu.
1.    Numeracja. Numer ma być unikalny i kolejny, np. INW/2026/00147. Numerów sprzętu, który został zlikwidowany, nie używa się ponownie.
2.    Generowanie kodów. Można je przygotować w arkuszu, w systemie ewidencji albo w programie do projektowania etykiet, który generuje kody kreskowe.
3.    Dobór materiału. Na elektronikę i meble sprawdzą się etykiety poliestrowe, na powierzchnie chropowate lub nierówne etykiety z mocniejszym klejem, a do wartościowego sprzętu etykiety zabezpieczające przed odklejeniem.
4.    Zgodność z drukarką. Materiał musi być przeznaczony do konkretnego typu drukarki, laserowej lub atramentowej.
5.    Próba wydruku. Wydrukowany kod skanuje się tym samym skanerem lub aplikacją, która będzie używana podczas spisu. Sprawdza się kontrast, wielkość kodu i margines.
6.    Naklejenie etykiety. Powierzchnia ma być czysta i sucha. Szczegóły dotyczące miejsca naklejenia opisujemy w następnej sekcji.

Gdzie nakleić etykietę środka trwałego?

Etykietę należy nakleić w stałym, łatwo dostępnym miejscu, które jest takie samo dla każdego typu sprzętu. Dzięki temu osoba prowadząca spis wie, gdzie szukać numeru, i nie traci czasu na oglądanie każdego przedmiotu z każdej strony. W naszej pracy w biurach i magazynach widzimy, że jednolite miejsce naklejenia przyspiesza spis bardziej, niż mogłoby się wydawać.

• Laptopy, monitory, drukarki: najlepsza jest gładka część obudowy, która nie nagrzewa się i nie jest narażona na tarcie. Etykieta nie powinna zakrywać otworów wentylacyjnych, złączy ani oznaczeń producenta.
• Biurka, szafy, regały: etykietę najlepiej umieścić na bocznej ściance albo pod blatem przy krawędzi, czyli tam, gdzie łatwo ją znaleźć, a trudno uszkodzić.
• Maszyny i urządzenia: warto unikać miejsc przy ruchomych elementach i nie zasłaniać tabliczek znamionowych.
• Elementy wymienne: etykiety nie umieszcza się na zasilaczu ani akumulatorze, bo po wymianie części oznaczenie zniknie razem z nią.

Z naszego doświadczenia przed oznakowaniem całego majątku warto przetestować przyczepność na kilku przedmiotach, zwłaszcza gdy powierzchnia jest chropowata lub nierówna. Przy większej liczbie składników majątku oklejanie często wykonuje zespół spisowy w trakcie inwentaryzacji, tak jak w ramach spisu środków trwałych.

Co daje dobrze oznakowany sprzęt podczas spisu z natury?

Dobra etykieta zamienia spis z natury w porównywanie dwóch list: tego, co zeskanowano, i tego, co jest w ewidencji. Zespół spisowy skanuje numery, a różnice, czyli pozycje zapisane w ewidencji, ale nieznalezione na miejscu, oraz sprzęt bez zapisu, widać od razu. Z naszej praktyki wynika, że gdy etykiety są nieczytelne, odklejone albo ich brakuje, każdy taki przedmiot trzeba identyfikować ręcznie, na podstawie opisu i numeru seryjnego. To wydłuża spis i zwiększa ryzyko pomyłki. Dlatego etykietę warto traktować jako element ewidencji, a nie dodatek, i sprawdzać jej stan przy każdej inwentaryzacji.

Podsumowanie

• Obowiązkowy jest unikalny numer inwentarzowy, zgodny z zapisem w ewidencji.

• Na etykiecie zostawia się dane stałe: numer zapisany tekstem i kod. Lokalizację i osobę odpowiedzialną prowadzi się w ewidencji.

• Kod kreskowy 128 sprawdza się przy prostych numerach, kod QR przy małych etykietach i dodatkowych danych.

• Przed seryjnym drukiem próbną etykietę sprawdza się skanerem, który będzie używany podczas spisu.

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy każdy środek trwały musi mieć numer inwentarzowy na obudowie?

   Standard rachunkowości wymaga unikalnego numeru dla każdego obiektu inwentarzowego i zamieszczenia go „w miarę możliwości” w sposób trwały na obiekcie. W praktyce numer umieszcza się na etykiecie lub tabliczce, a tam, gdzie trwałe oznakowanie nie jest możliwe, pozostaje on w ewidencji.

2. Czy na etykiecie musi być nazwa firmy?

   Nie. Obowiązkowy jest numer inwentarzowy. Nazwa lub logo firmy jest dodatkiem, który ułatwia rozpoznanie własności, zwłaszcza gdy sprzęt jest używany poza biurem.

3. Kod kreskowy 128 czy kod QR do inwentaryzacji?

   Kod kreskowy 128 sprawdza się, gdy zapisuje się sam numer inwentarzowy i używa prostych skanerów. Kod QR jest lepszy, gdy etykieta jest mała albo kod ma prowadzić do dodatkowych informacji. W obu przypadkach numer powinien być zapisany także tekstem.

4. Czy wystarczy sam numer bez kodu?

   Przy niewielkiej liczbie pozycji tak. Przy większej liczbie środków trwałych kod przyspiesza spis i ogranicza błędy przepisywania, dlatego zwykle warto go dodać.

Autor:

Marek Witkowski, CEO Inwentaryzujemy. Inwentaryzujemy to zespół specjalistów od inwentaryzacji z bogatym doświadczeniem, który realizuje spisy środków trwałych oraz stanów magazynowych w całej Polsce. Więcej o zakresie prac znajduje się na stronie z usługami inwentaryzacyjnymi.